CÓMO ESCRIBIR UN BUEN MEMORÁNDUM

¡ Hablemos de la comunicación escrita ¡

POR: MTRA. MARTHA NIETO CATER

CUANDO SE TRATA DE INFORMACIÓN FORMAL U OFICIAL DENTRO DE LA EMPRESA SUGERIMOS HACERLA POR ESCRITO.

LOS DOCUMENTOS ESCRITOS PUEDEN CONFUNDIR O COMPLICAR LA COMUNICACIÓN SI NO SE SIGUEN CIERTAS REGLAS.

LAS SIGUIENTES RECOMENDACIONES PUEDEN SERVIR PARA LOGRAR UN DOCUMENTO INFORMATIVO, ÚTIL, SIN DISTORSIONES, QUE SEA LEÍDO POR TODOS.

El escrito debe ser breve, con letra clara y grande.Si es largo, la gente NO lo lee.
Cuando se trata de un evento no olvides incluir datos relevantes: fecha, hora, lugar, requisitos.
Si hay más de un aviso importante se recomienda hacer DOS escritos independientes. Esto facilita retener la información por parte del lector y, además, le da la importancia adecuada a ambos informes.
Utilizar oraciones cortas, concisas, separadas por punto. Evitar párrafos extensos repletos de información. NO los asfixies …
Dirigir el escrito a personas y no a departamentos o áreas.
Pedir que firmen de recibido y enterados quiénes reciben el escrito.
NO ECHAR “CHORO”. Ir al grano de inmediato.
Responsabilizarse de lo escrito firmándolo.
Si se trata de una petición para que se lleve a cabo algun trabajo concreto, no olvides especificar en qué fecha esperas te lo entreguen y qué debe contener esa entrega.
Elimina todas aquellas palabras o frases que aportan nada al escrito.
Guarda siempre una copia de lo que escribas y guárdalo en tu archivo por algunos meses.
Procura no tener faltas de ortografía. Si tu ortografía no es muy buena, pídele a alguien que edite tus escritos.
No olvides que lo escrito, ESCRITO ESTÁ. Sé discreto, prudente y veraz y recuerda que las palabras sí se convierten en acciones, en sentimientos, en emociones.
Antes de enviar el escrito, déjalo reposar como el pan con levadura y vuélvelo a leer unos horas o días después. Es probable que hayas cambiado de opinión y requieras hacer algunos cambios.
Evita ser impulsivo. Recuerda que una vez entregado el escrito, ya no hay marcha atrás.Elaboró: Martha Nieto. Abril, 2008