APRENDER A TRABAJAR: el mejor curso de capacitación.
Cuando pensamos en capacitar a nuestro personal, generalmente acuden a nuestras mentes un sinfín de cursos que podemos ofrecerles.
Desde cursos de computación o de inglés, hasta cursos más sofisticados en ventas, servicio al cliente, manejo de inventarios, etc, lo cierto es que se ofrecen en el mercado una variedad infinita de cursos, diplomados y talleres para capacitar a los empleados.
Pareciera que la capacitación es meramente una cuestión de asignar el dinero y facilitarle el tiempo al empleado para que se supere dentro de su área de especialidad, esté más motivado y sea más productivo.
Sin embargo, pasamos por alto que la capacitación debe empezar por cuestiones mucho más básicas: el primer curso debe ser el de aprender a trabajar y, para ello, nosotros tenemos que ser los primeros en tomarlo. De esta manera estaremos en posibilidades de hablar el mismo lenguaje con nuestra gente.
La causa primordial de la baja productividad de un empleado puede tener sus raíces en la FORMA de trabajar y no en el trabajo mismo. La productividad se puede medir de diversas formas pero, simplificando, podemos decir que es la relación entre la cantidad de trabajo realizado / horas trabajadas. Un trabajador apto y hábil puede ser capaz de “sacar” mucho trabajo en menos horas que sus compañeros y, por tanto, decimos que es más productivo.
Sin embargo, la cantidad de trabajo no siempre es el principal indicador de la productividad; esto es cierto especialmente en el área de servicios, donde es más subjetiva la evaluación del trabajo del empleado y más difícil de cuantificar. Podemos tener el caso de un empleado muy inteligente y capacitado en su área pero que no puede “sacar” adelante tanto trabajo como sus compañeros. Si le aplicamos una prueba de conocimientos podremos convencernos de que no se trata de ignorancia o falta de pericia; se trata de desorganización interna y problemas para dar prioridades a las actividades cotidianas.
Esta es, justamente, la capacitación más básica e importante para todo empresario: Aprender a organizar las tareas, a priorizarlas, a iniciarlas y terminarlas. Se dice muy fácil pero lo cierto es que no ocurre tan fácilmente en la realidad. Cuando aprendemos a trabajar es mucho más fácil enseñarle a trabajar a nuestra gente.
El aprendizaje empieza por casa así que intentemos aplicar las siguientes rutinas a nuestro trabajo diario y, después, transfiramos este método a nuestros empleados.
A continuación mostramos algunas herramientas que pueden ser útiles para iniciar el aprendizaje de Aprender a Trabajar:
1) Al inicio del día, revisar la lista de pendientes del día anterior y agregar las nuevas actividades que hayan surgido durante la mañana.
2) Elegir aquellas acciones que requieren de solución inmediata. Subrayarlas con algun color llamativo (amarillo, por ejemplo).
3) Empezar a resolverlas: hacer la llamada telefónica, enviar el fax o el mensaje, llevar los papeles, salir a recoger la documentación, cualquier acción que implique la realización real, física, contundente de esa actividad.
4) Continuar con la siguiente actividad y empezar a solucionarla.
5) Ir agregando a la lista las nuevas actividades que vayan surgiendo durante el día y utilizar algun tipo de símbolo que nos ayude a identificar el grado de importancia o urgencia de cada una.
6) Al término del día, cerrar los asuntos terminados, archivar la documentación.
7) Antes de salir de la oficina, retomar el listado de la mañana y tachar aquellas actividades que ya se terminaron de realizar. Dejar la lista a la mano para iniciar al día siguiente.
8) Al término del día, la pila de papeles debe ser más pequeña que como estaba en la mañana cuando iniciamos las labores.
9) Es importante contar con una agenda, una libreta, un block de post-it, un reloj con alarma o cualquier otro artículo que nos facilite anotar y, posteriormente, recordar lo que tenemos pendiente. Es una fantasía el pensar que podemos recordarlo todo. No existe la “mala memoria” para un empresario; sólo existe la disciplina o la negligencia de apuntar los pendientes.
Uno de los retos más importantes que enfrenta el empleado cada día es el de ser asertivo al priorizar las tareas. Lo que es apremiante para el jefe puede no serlo para el empleado. Si el jefe no es lo suficientemente claro en cuanto a lo que necesita, es probable que el empleado aplique sus propios criterios al decidir la prioridad de cada actividad. Y aquí es donde empiezan los problemas y los malentendidos.
Algunas sugerencias para evitar contratiempos en la asignación de prioridades pueden ser:
1) En vez de decir que “nos urge”, especificar dentro de cuanto tiempo esperamos nos entreguen lo que solicitamos. Es más recomendable decir que necesitamos la información “a más tardar” en dos horas o dos días, que decir “me urge”.
2) Permitirle al empleado analizar y, si es el caso, proponer una fecha distinta en caso de que el trabajo se pueda realizar en menos o más tiempo del solicitado. El empleado suele tener mejor idea de lo que implica la realización de la tarea.
3) Hagamos peticiones concretas, utilizando pocas palabras, con órdenes o instrucciones claras y sencillas.
4) Pidamos UNA COSA A LA VEZ.
5) Pidamos al empleado que también APUNTE LOS PENDIENTES.
6) Tengamos claro nosotros lo que queremos ANTES de pedirlo. Así sabremos cómo solicitarlo.
7) Revisemos con nuestros empleados si la lista de actividades que nosotros elaboramos para cada uno de ellos es la misma que ellos apuntaron en sus agendas. Es importante cerciorarse que todos tienen la información que les corresponde.
8) Si nuestro listado de pendientes es muy extenso y diverso, convendría hacer varios listados por categoría o por tema o por responsable. Por ejemplo, puedes conseguir unos post it más grandes y escribir las actividades en distintas hojas o listados. Ahí mismo puedes ir tachando aquellas que el personal te va entregando como finalizadas.
9) Si un expediente, carta, informe, reporte, lleva más de una semana en tu escritorio sin “moverse”, es necesario archivarlo, delegarlo, destruirlo o resolverlo.
Muchas personas salen a la tienda y compran agendas electrónicas muy sofisticadas, tienen además una agenda de escritorio, un calendario colgado en la pared, una secretaria y muchos otros recursos para acordarse de lo que tienen que hacer. Aún así, se les olvida consultar la agenda, abrir el calendario, poner la alarma.
Para dar el paso hacia el trabajo organizado y eficaz es necesario, además, adoptar esa actitud de “poner atención”. Aún si contamos con todos los equipos mencionados anteriormente, si no nos acordamos de consultarlos, de todas formas los vamos a olvidar.
Así que, querida empresaria, manos a la obra: empecemos por organizar nuestro escritorio para luego transmitir nuestra experiencia a nuestro equipo de trabajo. Echemos mano de nuestra libreta y lápiz y dejemos que ellos carguen con nuestros pendientes para resolverlos de manera más rápida y con menos estrés.
Elaboró: Mtra. Martha Nieto
